Cómo enfrentar los grandes proyectos

Hoy, 23 de enero, la temporada navideña es cosa del pasado. El árbol de Navidad quedó meticulosamente empacado en bolsas de plástico y está, por los siguientes 11 meses, en un ático lleno de polvo cuyas funciones son: albergar la cisterna y el tinaco y darle un lugar donde pasar el tiempo cuando no está en uso. A pesar de ser un tema fuera de época, este árbol constituye un buen ejemplo de cómo enfrentar los grandes proyectos. Por ello, comparto el siguiente relato:

Planta
Los proyectos se subdividen en ramas que son más fáciles de manejar.

En el año 2004 compramos un árbol de Navidad grande, complicado y modular. Dos palos se juntan para constituir el tronco, que se monta en la base. Entonces viene lo interesante: es necesario abrir, una por una, cada pequeña ramificación que forma parte de ramas mayores (muchas), que a su vez hay que montar, de manera casi dolorosa, en el tronco.

Por si fuera poco, estas ramas están organizadas por letras: se espera que el orden sea A, B, C, D, pero no. Quien lo haya diseñado, decidió que la experiencia del usuario fuera prácticamente imposible. El orden es C, A, B, Z, F, D, etc o algo así.

Normalmente a mí me toca la tarea de armarlo. El resto de la familia pone luces, escarchas, esferas y todos los aditamentos. Por ello, la presión sobre mí es grande. No enfrento una tarea fácil. Y es doble: armarlo (tarea difícil) y desarmarlo (raya en lo imposible). Este año decidí enfrentar la desidia con valentía después de analizar cómo enfrentar los grandes proyectos. Esta vez enfrenté el problema de manera diferente. . .

No dejarse intimidar

Para entender cómo enfrentar los grandes proyectos, es necesario entender que todo tiene estructura. ¿Cómo se construye una casa? Primero que nada, se trazan planos. Después de cavar un hoyo, se ponen los cimientos. Lentamente, columna tras columna y un ladrillo sobre el otro, toma forma la obra. Después es necesario instalar cables, tubos,baños, acabados, pinturas, etc.

¿Un arquitecto se deja intimidar por algo de esta magnitud? No. Ni con una casa ni con un rascacielos. Él sabe desde el principio que va a seguir una serie de pasos que conoce bien. Estos lo llevarán a la conclusión de su obra.

Ante la incógnita de cómo enfrentar los grandes proyectos, la respuesta es no dejarse intimidar y hacerlo paso a paso, siguiendo una serie de procesos sistematizados. Si en este momento dejan de leer esta entrada me daré por bien servido ya que lo anterior lo dice todo.

mimbre
Una serie de patrones repetitivos puede dar como resultado una obra que parecería imposible de lograr

Pequeños pasos

¿Cómo enfrentar los grandes proyectos? subdividiéndolos  en pasos sencillos. El camino hacia un gran objetivo está hecho de pequeñas metas fáciles de lograr. Cada uno de estos logros da satisfacción y causa placer. Y lo más importante es que nos llevan en la dirección correcta.

No se debe perder tiempo buscando la perfección. Cada paso es pequeño y corregible en caso necesario, incluso si los errores son detectados después. Esta es la ventaja de tener proyectos modulares.

La clave es simplificar. Así, lo que parecía imposible, se vuelve factible. Los plazos son ahora realistas. Y no olvidemos el aspecto psicológico: ahora todo se ve desde un punto de vista diferente. En otras palabras, se reduce a un nivel en que al cerebro se le facilita digerir la información.

Muchos negocios comenzaron como pequeños proyectos de una persona. En algunos casos esa persona ya contaba con la visión de algo que parecía imposible. Consciente de la dificultad de empezar desde cero con ese gran proyecto, realizó su sueño poco a poco, dentro de sus posibilidades y limitaciones.

El tiempo es oro

Para saber cómo enfrentar los grandes proyectos, estimar el tiempo requerido es muy importante. Dado que algo grande lleva muchas horas, es fácil perder el entusiasmo.

Dedicar mucho tiempo a una tarea es aburrido. Las probabilidades de fracaso aumentan. Así como dividimos la tarea en pasos pequeños, es necesario asignar períodos cortos para su realización.

A excepción de tareas tan interesantes que nos envuelven sin darnos cuenta, no considero necesario ni recomendable dedicar más de una hora y media sin descanso. En caso de actividades muy aburridas o repetitivas, se puede usar una hora, media o hasta diez minutos. Así todo se hará más llevadero.

resorte
Nuestro amigo decidió que para hacer un resorte es necesario juntar muchos aros.

Primer paso de ejecución

Habiendo subdividido el trabajo y asignado un período realista, es tiempo de decidir la primera acción a realizar. Cada uno de los objetivos decididos trae consigo un primer paso de ejecución. Esto va a hacer que el funcionamiento de la máquina sea prácticamente automático.

Puede ser algo tan pequeño como una búsqueda en Internet, una llamada para pedir informes o pedir el consejo de un amigo. Lo importante es que sea pequeño y de fácil ejecución. Esto es lo que nos motivará a empezar. Es la primera piedra del edificio.

Este primer paso nos hará continuar en el proyecto. En algún momento, entraremos en un estado de flujo. Cuando estamos en él, toda nuestra energía está enfocada en la tarea a realizar. No nos damos cuenta del paso del tiempo ni de lo que sucede afuera. Es un período sumamente productivo y lo debemos aprovechar.

Cómo enfrentar los grandes proyectos

Usando las técnicas descritas anteriormente es posible tener más de un proyecto a la vez. Con pequeños pasos se avanza en múltiples frentes. En un momento y sin casi notar el esfuerzo, se empiezan a cosechar los frutos. Lo que parecía imposible se vuelve realidad.

Unas reglas simples que puedan resumir el proceso:

  1. Establecer una meta. Si suena imposible y descabellada, mejor.
  2. Analizar los pasos que nos llevarán a la realización de esta meta.
  3. Decidir una serie de tareas simples para alcanzar el objetivo poco a poco.
  4. Definir el primer paso de ejecución.
  5. Asignar un tiempo a cada tarea. Si entramos en estado de flujo, esto no aplica.
  6. Repetir pasos 4 y 5 hasta terminar cada tarea.
  7. Cuando quede listo el proyecto, regresar al paso número 1.

Conclusión

Dividir los proyectos de esta manera es una forma muy eficiente de enfrentarlos. Una meta imposible se vuelve realizable y nos obliga a salir de nuestra zona de confort. Si no llegamos al final, no hay que desanimarse. Lo logrado será mejor que nada. Y si el resultado no es el esperado, se aprende de los errores.

árbol con gato
El complicado árbol de Navidad. Nieve está incluida porque poner gatos en Internet aumenta el tráfico en el sitio.

Entender  cómo enfrentar los grandes proyectos es empezar con el pie derecho. En algunos casos nunca quedarán concluidos gracias a un proceso de mejora constante sin fin.

. . . Este año , las tareas repetitivas se hicieron en bloques de 15 minutos. Terminando ese período, me dedicaba a otra cosa. Un rato después, regresaba para otros 15 minutos de trabajo. Así, sin sentirlo, y con ayuda de los niños cuando llegaron de la escuela (trabajo en equipo), quedó listo el árbol de Navidad.

Armar el árbol se hace con entusiasmo, al menos. Desarmarlo y guardar todas las piezas es una tortura. Me llevó dos días hasta que los rastros de la Navidad quedaron completamente guardados.

14 respuestas a “
Cómo enfrentar los grandes proyectos

  1. Yo estoy iniciando un nuevo proyecto profesional, que requiere de muchos pequeños pasos para consolidar el objetivo. A veces nos pasa que se nos olvida el primer y gran paso: la paciencia. El entender que las cosas se van generando poco a poco; gracias por recordarme un poco los pasos a seguir para conseguir un gran objetivo.

    Abrazo!!

  2. Excelente propuesta. Paso a paso, con paciencia, se pueden lograr grandes cosas y consolidar grandes proyectos.
    Pero también, a veces, hay proyectos que consumen demasiado y dejan poco y, a lo mejor, lo más sensato, es dejarlos.
    Como el árbol de Navidad. Tal vez sería mejor botarlo a la basura y comprar uno nuevo, más sencillo y seguro igual de bonito.
    Nieve no notaría la diferencia.

  3. La frase clave es “proyectos modulares”, de lo chico a lo grande, de lo fácil a lo difícil. La fórmula sirve para armar el árbol de Navidad o para escalar el Everest. Por cierto, nuestros gatos no eran tan civilizados como Nieve. Arcadia y su hijo Boris rompían las esferas. Felicitaciones. Excelentes consejos.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *