Proceso de mejora constante

La familia estaba como loca. Se nos hacía tarde para ir al aeropuerto. El taxista esperaba afuera, impaciente. 6 días después, tras unas vacaciones memorables, nos encontramos con un refrigerador descompuesto. Su puerta se había quedado abierta durante nuestra ausencia. La comida se echó a perder y la casa olía mal. Conclusión: Error humano, que en el futuro se puede evitar mediante un proceso de mejora constante.

refri poof
El refrigerador hizo “Poof”

Hace un par de años tomé la decisión de dejar atrás los malos hábitos. Hubo  cambios positivos, pero sinceramente queda mucho por hacer. A pesar de mis mejores intenciones, algunas malas costumbres continúan hasta hoy. Es necesario implantar un sistema para mejorar.

En algunos rubros ha habido cambios positivos pero en otros no. Es como si me hubiera quedado estancado en contra de mi voluntad. Falta algo. Siento que toda la información que he recibido de libros, blogs, consejos, etc. está ahí, pero me es imposible absorberla. Espero que en un momento mágico todo va a encajar de repente cambiando el curso de mi vida para bien. ¿O no funcionan así las cosas y debo buscar un método más eficiente?

Es muy cierto que no es posible absorber toda la información que se lee y se recibe. También es verdad que no ha sido un desperdicio. Definitivamente he aprendido mucho. Mucho se ha quedado en mí, lo que hace que mi situación actual sea mejor de lo que era hace dos años. Por otro lado, no pienso aceptar que no haya mejora posible. En resumen: la situación es buena pero dista mucho de ser óptima.

Un nuevo proyecto

De los libros que he leído últimamente, el tema de los negocios ha sido recurrente.  Cuando leo sobre este tema lo hago con dos objetivos:

  • Para ayudarme a lanzar un negocio de manera óptima.
  • Para aplicar el aprendizaje de este tema en mi vida personal (como ya lo hice en otra ocasión).

En algún rincón de la Red leí algo que muy interesante: los japoneses han aplicado, desde el término de la Segunda Guerra Mundial, un concepto llamado Kaizen a sus compañías. Si se lleva a cabo con éxito en Japón, automáticamente llama mi atención. Por ello, decidí adentrarme más en el tema.

letras kaizen
Kaizen, en japonés, significa mejora. Es el término que se usa para describir un proceso de mejora constante.

Este concepto, traducido literalmente, significa “mejora”. En el mundo de los negocios su significado se ha extendido a  “mejora continua”. Se aplica normalmente como un proceso. Por ello, a partir de este momento me referiré a él como “proceso de mejora constante.”

Mi nuevo proyecto consiste en aplicar este proceso de mejora constante en mi vida personal. Para que esto sea posible, necesito adentrarme más en el concepto. He leído un libro sobre el tema*, aparte de lo que he encontrado en línea. Aún así, en este momento, no me queda claro cómo lo voy a lograr.

Este es mi blog y el lema del blog es experimentar y seguir experimentando mientras no se llegue a una falla catastrófica. Así, de manera unilateral me elijo en este momento como el conejillo de indias para empezar a aplicar este interesante concepto. Al mismo tiempo que lo hago, aprenderé más y lo seguiré perfeccionando. Buen comienzo: así es como funciona el proceso de mejora constante.

Qué es exactamente el proceso de mejora constante

Antes de explicar el concepto, pido una disculpa a las personas que de verdad son expertas en el tema. Hay libros completos dedicados a esto. Grandes negocios lanzan todos sus recursos para aplicarlo. Y yo aquí humildemente lo simplificaré a su dimensión más básica. Así espero entenderlo y llevarlo a cabo desde aquí abajo, en mi nivel de entendimiento.

El proceso de mejora constante es un ciclo sin fin. Se repite constantemente. La idea es que cada vez que se lleve a cabo, se pueda lograr una mejoría. Como resulta imposible alcanzar la perfección, un ciclo continuo busca que haya progreso cada vez que se  ejecuta.

Los componentes

El ciclo que compone el proceso de mejora constante se llama PHRA (PDCA por sus siglas en inglés) y consta de los siguientes pasos:

  • Planificar: empezar algo nuevo, o retomar desde este punto un ciclo anterior para mejorarlo. En mi caso, pienso hacer un examen de conciencia para decidir qué puedo llevar a cabo. También puedo analizar alguna acción que ya haya pasado por este ciclo, para perfeccionar. En este paso detectaré fallas u omisiones, las analizaré e decidiré un plan de acción.
  • Hacer: es la intorducción (primera vez) o la mejora (si el ciclo ya se había iniciado) del proceso.
  • Revisar: En este paso se analizan los resultados del paso anterior y se comparan con los resultados deseados.
  • Actuar: si lo ejecutado en el segundo paso lleva a una mejora, entonces se usa como un nuevo estándar. Si no, se sigue usando el estándar anterior, y se usa la experiencia como aprendizaje. En ambos casos, el resultado de este paso se usa como base para el siguiente ciclo PHRA.
Diagrama Kaizen
El proceso de mejora constante de manera gráfica. Estoy considerando aplicar el ciclo para mejorar mi habilidad para dibujar diagramas.

Los cinco porqués

El ciclo PHRA se usa a veces en conjunción con el método de los cinco porqués. No es parte del Kaizen, pero muchas de las empresas que aplican el proceso de mejora constante también lo usan. Es muy eficiente para encontrar la raíz de un problema y poder así llegar a una solución.

El origen de un problema se busca haciendo cinco preguntas. Cada pregunta forma la base de la siguiente. En teoría, al llegar a la pregunta número cinco se encuentra la base del problema, aunque pueden necesitarse más. Este método lo usé en una época con buenos resultados y después lo dejé en el olvido.

Ejemplo: El refrigerador se descompuso.

  1. ¿Por qué se descompuso el refrigerador? – Porque la puerta se quedó abierta 6 días
  2. ¿Por qué se quedó abierta 6 días? – Porque nos fuimos de vacaciones y la dejamos abierta
  3. ¿Por qué la dejaron abierta al salir de vacaciones? – Porque salimos de prisa
  4. ¿Por qué salieron de prisa? – porque se nos hizo tarde y el taxi nos estaba esperando afuera
  5. ¿Por qué se les hizo tarde? – Porque cuando salimos de vacaciones no nos organizamos debidamente y se nos viene el tiempo encima. Por las prisas descuidamos la importancia de verificar que todo esté correcto antes de salir.

Solución: a partir de aquel incidente escribimos en un pizarrón y con anticipación todo lo que hay que verificar antes de salir.

Muy interesante, pero: ¿Cómo le vas a hacer?

diagrama bueno
Veo cierta mejora en mis diagramas después de aplicar el proceso. ¿Qué piensan?

Después de esta explicación técnica que me dejó lágrimas en los ojos (por tanto bostezo) paso a la práctica. No parece difícil. Simplemente hay que aplicar el proceso de mejora constante a la vida. Llevarlo a la práctica se ve factible y realista. Doy luz verde al asunto.

  • El primer paso (planificar) será un examen de conciencia al terminar el día. Así puedo determinar cuáles han sido mis fallas.  No solo los errores. También usaré este método para la creación de nuevos proyectos. La planificación se hará con papel y pluma, o mientras platico con la almohada en la noche.
  • Para el segundo paso (hacer), llevaré a cabo lo que se haya decidido en el paso anterior ya sea por escrito, o lo que me haya dicho la almohada.
  • Después de llevarlo a cabo, revisaré los resultados. Esto se hará a base de otro examen de conciencia. De manera realista decidiré si el resultado fue lo que yo esperaba.
  • Si después del análisis encuentro una mejora, entonces actuaré para implantarla. Si no la hay, analizaré la causa y aprenderé de la experiencia.

Sea cual sea el resultado, regresaré al primer paso y empezaré el ciclo una y otra vez con la idea de hacer las cosas cada vez mejor, o de eliminar el error o el mal hábito.

Simplificar

Soy una persona que busca resultados con el mínimo esfuerzo. Me conozco y sé que si hago muy complicado el proceso o si lo aplico varias veces al día, me voy a aburrir. La desidia entonces va a tomar el control de la situación.

Con esto en mente, pienso ejecutar esto de la manera más simple posible. Una vez al día, antes de dormir, con papel y pluma o con mi memoria. También considero importante no tratar más de tres temas o proyectos a la vez. De otra manera, sería demasiada información y se perdería mucho tiempo.

Conclusión

Se me hace muy interesante el concepto de poder mejorar día con día. Lo he tenido en mente durante mucho tiempo, pero los resultados no habían sido óptimos. Estoy consciente de que hay que mejorar y entiendo que si soy mejor que el día anterior, en unos años podré alcanzar muchas de las metas que me he puesto.

El proceso de mejora constante viene de un país que es mundialmente famoso por su gente metódica que busca constantemente la perfección. Es un método que ha sido usado, por más de 6 décadas, en las empresas japonesas más importantes. Ha sido también exportado a muchas empresas en todo el mundo. Los resultados han sido positivos.

¿Por qué no pensar en grande y usar este concepto del mundo de los negocios en la búsqueda del crecimiento personal?

¿Y el refrigerador?

refri con vacas
Dicha y felicidad con el nuevo refrigerador.

Los cinco porqués me llevaron a la raíz del problema, que era más profundo de lo que parecía. Con este conocimiento en mano, pienso iniciar un proceso de mejora constante. Esto me llevará a ser más organizado cuando la casa se quede vacía por un período. Así se pueden evitar contratiempos o incidentes más graves en el futuro.

La buena noticia es que lo cambiaron por uno nuevo sin costo adicional. Vivimos en una casa rentada, y el refrigerador es parte del equipo que incluye la renta.

Estoy muy entusiasmado con este nuevo proyecto. Lo veo como una nueva aventura. Es, como todo en este blog, un trabajo en proceso del cual estaré reportando resultados en el futuro.

Notas

*El libro en cuestión es “Kaizen: La clave de la ventaja competitiva japonesa”, de Masaaki Imai (otro libro para la lista de libros recomendados por el blog)

 

10 comentarios en “
Proceso de mejora constante

  1. Muy interesante porque ¿a quién no le interesa mejorar? y constantemente. El ciclo es valioso porque se puede aplicar a casi todas las situaciones de nuestra vida. A veces se quedará a medias, pero, seguramente, se llevará a cabo casi siempre. Felicitaciones por un buen artículo.

  2. Creo que muchas cosas del modelo empresarial japonés pueden aplicarse en la vida cotidiana y con muy buenos resultados.
    Muy buena tu propuesta. Excelente artículo y las ilustraciones muy divertidas.

  3. Felicidades. Muy interesante, como para empezar a practicar el metodo japones, que nos facilitara las cosas. Ademas de que tu nos lo simplificaste aun mas. Gracias

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